Manual de Instruções

A gestão das encomendas pode ser feita na plataforma Redicom Commerce Cloud, opção que será descrita nesta área de Ajuda. No entanto, quando contratualizada, a gestão de encomendas pode ser realizada com a solução OMS (Order Management System) da Redicom.  

A dashboard deste menu está dividida em duas secções com três grandes áreas informativas:

1. Contagem rápida – apresenta quatro quadros com estados das encomendas e a respetiva quantidade;
2. Últimos 7 dias (gráfico) – contabiliza as encomendas e as devoluções dos últimos 7 dias, mostrando a quantidade e os valores resultantes das transações.

Estados das Encomendas

No menu lateral “Encomendas” consegue-se observar os diferentes estados das encomendas e o número de encomendas em cada estado. Todas as alterações de estados são introduzidas manualmente à exceção da passagem do estado “Em pagamento” para “Prontas a separar” (em situações de pagamentos automáticos como mbway, multibanco, etc.) e a passagem de “Entregues” para “Fechadas”.

Aguarda Pagamento

Todas as encomendas que entram no estado “Aguarda Pagamento” são aquelas que estão a aguardar pagamento por parte do utilizador quando o mesmo opta por usar métodos de pagamento não imediatos (multibanco, mbway, transferência bancária). No caso de pagamentos por transferência bancária, o gestor da plataforma deve alterar manualmente a encomenda do estado “aguarda pagamento” para “prontas a separar”. Após 24h a 48h, se o pagamento não for efetuado, o utilizador recebe uma notificação por email.

Ações possíveis:

• Efetuar pagamento manual – confirmar um pagamento não automático (ex.: transferência bancária);
• Cancelar encomenda – cancelamento manual da encomenda. A mesma passará para o Estado “Canceladas”.

Trocas

As encomendas encontram-se neste estado quando o utilizador efetuou um pedido de troca, em site, de um ou vários produtos. Para realizar este processo de troca, o utilizador teve de iniciar o mesmo na sua área de cliente, no entanto, apenas pode trocar pelo mesmo artigo, de cor ou tamanho diferente, do mesmo valor, e nunca por outro artigo diferente.

No Backoffice, após receção e aceitação em qualidade do(s) artigo(s) em Gestão de Devoluções, a encomenda avança de “Trocas” para “Prontas a Separar”, como qualquer outra encomenda.  

Ações possíveis:

• Avançar encomenda – forçar o avanço da encomenda para 2pormntas a separar”, mesmo não tendo ainda havido aceitação do(s) artigo(s) devolvidos;
• Cancelar encomenda - cancelamento manual da encomenda. A mesma passará para o Estado “Canceladas”.

Prontas a Separar

Todas as encomendas entram neste estado assim que estejam pagas (automaticamente ou por ação manual em Backoffice, dependendo do método de pagamento escolhido). Quando são utilizados métodos de pagamento imediatos (cartão crédito, Paypal) as encomendas iniciam logo o processo neste estado. É neste estado que o responsável do armazém deve verificar e fazer a separação da encomenda para avançar para outros estados.

É possível separar toda a encomenda de uma vez, clicando no botão do canto direito “Separar”, na tabela inicial de encomendas, ou então, entrar dentro do detalhe da encomenda, selecionar os produtos a separar, e clicar em “Separar produtos selecionados”.

Caso não sejam selecionados (separados) todos os artigos da encomenda, a mesma irá avançar para o estado “Separadas parcialmente”. 

Separadas Parcialmente

A encomenda entra no estado “Separadas parcialmente” quando um ou vários artigos não tenham sido picados no passo anterior, seja por falta de stock, ou por estarem danificados. Este é um estado de tomada de decisão (idealmente com consulta do cliente): enviar parcialmente ou cancelar a encomenda.

Ainda é possível neste estado voltar a selecionar todos os produtos e avançar com a encomenda na totalidade.

Separadas

Neste estado as encomendas encontram-se já separadas e preparadas para serem levantadas pela transportadora. Neste estado deve ser emitida a fatura e colocado um tracking number. A fatura irá ser associada automaticamente, no caso de o projeto possuir Módulo de Faturação Redicom. Se não for esse o caso, a fatura pode ser inserida diretamente em “Documentos associados”, ou enviada via acesso FTP. A mesma será enviada via email ao cliente (Email ID 9 – Aviso de expedição) e disponibilizada na sua Área de Cliente.

O tracking number deverá ser inserido no campo com o mesmo nome, no detalhe da encomenda, no separador “Entrega”. Na eventualidade de se usar mais do que um tracking number, os mesmos devem ser separados pelo símbolo de ponto e vírgula (;). Após a sua inserção, o utilizador recebe um email com um link para o mesmo (Email ID 9 – Aviso de expedição).

Ações possíveis:

• Colocar a encomenda no Estado Em transito – avanço da encomenda para o estado seguinte. Apenas deverá ser feita esta ação após estarem reunidas as condições anteriores (fatura e tracking number) e a encomenda ter sido recolhida pela transportadora.

Em trânsito

Após o envio da encomenda, a mesma entra para o estado “Em trânsito”. É nesta fase que se vai dar início à contabilização dos dias de entrega (configurados no menu “Comércio” > “Métodos de transporte” > “Métodos de envio”).

Ações possíveis:

• Colocar encomenda no Estado Entregues – avançar manualmente a encomenda para o Estado “Entregues”.

Entregues

No estado “Entregues” dá-se início à contabilização dos dias disponíveis para a devolução e/ou troca, previamente definidos nos mercados (campo “Período de reflexão”).

Fechadas

As encomendas passam automaticamente do estado “Entregue” para o estado “Fechadas” no final do prazo para a devolução definido nos mercados.

Canceladas

Neste estado entram as encomendas que foram canceladas manual ou automaticamente (ex.: devido a algum erro de broker, ou por falta de pagamento da mesma). Nestes casos, o utilizador recebe uma notificação por email a indicar que a sua encomenda foi cancelada.

Em Processo Pagamento

Algumas encomendas podem-se encontrar neste Estado se, no momento que avançaram para a janela do broker de pagamento, saíram inesperadamente (fecharam a janela do browser, ficaram sem internet, etc) ou um erro ocorreu. Assim que forem pagas, passam automaticamente para o estado “Prontas a separar”.

Caso verifique um nº elevado de encomendas neste estado, por favor entre em contacto com o nosso Suporte.

As devoluções apenas podem acontecer quando a encomenda se encontra no Estado “Entregue”. A plataforma processa as devoluções e trocas da mesma forma, sendo que a diferença entre ambas está na forma como é devolvido o valor. No caso das trocas é gerado um vale que irá ser utilizado para comprar o novo produto. No caso da devolução, o estorno será efetuado ou pelo mesmo método usado para o pagamento da encomenda ou, também, através de um vale.

Ao expandir as opções disponíveis pela plataforma Redicom Commerce Cloud no menu lateral, é possível observar-se os vários estados da encomenda em devolução.

Registada

Neste estado apenas ficam os pedidos de devolução/troca que foram efetuados em site pelos clientes, cujas encomendas ainda não foram rececionadas. Nesta fase, o cliente recebe uma notificação por email com a indicação de que a sua devolução foi registada e irá ser analisada para validação.

Ações disponíveis:

• Rececionar devolução – confirmar que a encomenda (os artigos) já se encontra fisicamente em armazém. Ao selecionar esta opção, a encomenda de devolução passa para o Estado “Rececionadas”.
• Cancelar devolução – cancelar a devolução. Ao selecionar esta opção, a encomenda de devolução passa para o estado “Canceladas”.

Rececionadas

Assim que os produtos das devoluções sejam rececionados em armazém, terão que ser analisados de forma a avaliar a sua qualidade e legibilidade para troca ou devolução. No painel administrativo, deve-se abrir o detalhe da encomenda e selecionar o(s) produto(s) cuja devolução é aceite.

Caso apenas seja aceite parte dos artigos, a encomenda avança para Estorno apenas com o valor desses artigos a estornar, não sendo contabilizado os restantes.

Em estorno

Após a receção e validação da devolução, é neste estado que deve ser feito o estorno ao cliente. Após estorno pelo mesmo método de pagamento, na respetiva plataforma do broker, deve ser anexada a nota de crédito e selecionada a opção “Fechar devolução”, dando assim indicação que o dinheiro já foi devolvido ao cliente, e por isso a devolução foi finalizada.

Fechadas

As devoluções encontram-se no estado “Fechadas” quando já realizaram todo o processo de estorno ou troca.

Canceladas

No submenu lateral “Canceladas” encontram-se as devoluções que não foram aceites, ou que foram manualmente canceladas.

No que diz respeito aos motivos de devolução, a plataforma Redicom Commerce Cloud é entregue com uma listagem de motivos já elaborada, sendo possível adicionar mais linhas e alterar as existentes.

Nesta área é possível editar os nomes dos estados, conforme são apresentados em site na Área do Cliente. É exibida uma listagem de estados de encomendas e devoluções disponíveis para o gestor poder alterar as suas designações e traduções. 

Nesta área é apresentada uma listagem com todos os carrinhos abertos de todos os utilizadores registados ou não registados. No caso do utilizador registado, é possível também ver a sua ficha de cliente.